Visselblåsningpolicy

ALLMÄNT

NYORDA har upprättat denna visselblåsarpolicy för att följa EU:s visselblåsardirektiv (2019/1937) och all tillämplig nationell lagstiftning om visselblåsning, men också av följande skäl:

1. Minskad risk för att varumärket skadas. Organisationer som saknar en etablerad funktion som möjliggör anonym anmälan av oegentligheter löper större risk att missnöjet ökar och sprider sig ytterligare inom organisationen.
2. Förebyggande åtgärder och kostnadsbesparingar. Oegentligheter kan handla om en rad olika saker men behöver inte nödvändigtvis handla om direkta oegentligheter som korruption, mutbrott, stöld, bedrägeri eller laglöshet. Det kan även handla om avvikelser från interna eller externa regler, att transaktioner inte skett på kommersiella villkor, tjänstefel eller annan handling eller ett beteende som ska anses oetiskt.
3. Möjliggör effektiv och diskret hantering. Oetiskt beteende eller missbruk upptäcks sällan genom exempelvis revisioner eller interna kontroller.
4. Bygger trovärdighet och sunda värderingar.

NYORDA strävar efter att upprätthålla ett transparent företagsklimat, att följa en affärsetisk standard och att alltid se möjligheter till förbättring. Vi strävar alltid efter att driva NYORDA på lång sikt och på ett hållbart sätt. Vi är därför angelägna om att alla oegentligheter som rör företaget, och som allvarligt kan skada företaget eller våra anställda, ska uppmärksammas och utredas så tidigt som möjligt. Anställda bör i första hand alltid kontakta sin chef, men det är inte alltid möjligt. Känslig information kan vara svår att dela av olika skäl. Därför erbjuder vi nu en visselblåsningslösning där brådskande information kan lämnas in. Systemet erbjuder möjlighet att vara anonym, och ärenden hanteras med största möjliga sekretess. För att ytterligare stärka trovärdigheten tar en extern part, 2Secure, emot och hanterar alla anmälningar i samråd med NYORDAs visselblåsningskommitté. Alla som misstänker en oegentlighet som strider mot lagen eller vars avslöjande kan ha ett allmänintresse har möjlighet att träda fram med skydd mot repressalier. Du kan välja att lämna dina uppgifter anonymt. Rätten till skydd regleras i lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om oegentligheter. Vad kan rapporteras?

• Lagen gäller vid anmälan av missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att de kommer till kännedom.
• Lagen gäller även för anmälan av oegentligheter i en arbetstvistesituation i enlighet med direktiv (EU) 2019/1937. 

Vad kan rapporteras med andra ord?

• Allvarligt tjänstefel som bryter mot EU-lagstiftningen eller
• Ärenden som kan vara av allmänhetens intresse.

Missförhållandet måste vara arbetsrelaterat, och du måste ha stött på det i din professionella roll. Exempel på “kvalificerade” visslingar MUTOR

• Personlig vinning
• Systematisk
• Intern acceptans
• Bedrägeri

Trakasserier och diskriminering

• Systematisk
• Intern acceptans
• Allmänhetens intresse

Exempel på “okvalificerade” visslingar/vad är inte en “vissling”?

• HR-frågor
• Arbetsmiljöproblem
• Åsikter om ledarskap
• Syn på förändring

Vem kan skicka in en rapport? Alla personer som genom sitt arbete har kommit i kontakt med ett anmärkningsvärt oegentligheter kan lämna in en anmälan, till exempel:

• anställda
• volontärer och praktikanter
• personer som utför arbete under en verksamhetsutövares kontroll och ledning (t.ex. anlitade konsulter)
• aktiva aktieägare i företaget
• egenföretagare
• personer som är medlemmar av ett företags administrativa organ, ledningsgrupp eller styrelse

Hur kan en rapport göras? Alternativ 1: Rapportera till din närmaste chef inom NYORDAs organisation eller till koncernledningen. Alternativ 2: Rapportera (anonymt eller inte) via anmälningsverktyget för visselblåsning i enlighet med instruktionerna nedan. Rapporteringsverktyg För att garantera en visselblåsares anonymitet tillhandahålls ett rapporteringsverktyg från en oberoende, extern part. Rapporteringskanalen är krypterad och lösenordsskyddad. Visselblåsaren behöver aldrig ange sin identitet om hen inte vill det. Om du använder en dator som är ansluten till NYORDA kan dock besöket på webbplatsen där rapporter lämnas loggas i internetloggen. Om du inte vill att denna information ska vara synlig, använd en dator som inte är ansluten till NYORDAS nätverk, eller en egen smartphone eller surfplatta.

• Visselblåsaren behöver inte ha bevis för sina misstankar, men inga anklagelser får göras med illvilligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk.
• Det är viktigt att whistleblower beskriver alla fakta i anmälan, inklusive eventuella omständigheter som anses mindre viktiga. Uttalanden bör övervägas noggrant och all dokumentation som kan vara relevant bör bifogas.

RAPPORTERA VIA INTERNA TIPSKANALER

Anmälan kan ske skriftligen via webbplatsen, wb.2secure.se eller muntligen via telefon på +46 (0)77 177 99 77.Du kan välja att vara anonym i båda dessa rapporteringskanaler. Om du vill rapportera via ett personligt möte kan detta begäras genom att registrera en anmälan på webbplatsen, wb.2secure.se. Det personliga mötet sker efter överenskommelse antingen med en representant från NYORDA eller med NYORDA:s leverantör av visselblåsartjänster, 2Secure. Vid registrering av en ny rapport på wb.2secure.se, måste du ange den företaganpassade koden: tbr726 för att identifiera att anmälan görs av NYORDA. På webbplatsen får du svara på ett antal frågor om den händelse som anmälan rör. Du kan vara anonym och tilldelas ett unikt ärendenummer och lösenord som måste sparas för att du aktivt ska kunna logga in på webbplatsen, följa anmälan och kommunicera med handläggaren på 2Secure. När en anmälan har registrerats hanteras den av erfarna handläggare på 2Secure, som kontaktar NYORDAs primära kontaktperson utifrån en förbestämd kontaktlista med flera namn. Om den primära kontaktpersonen är föremål för anmälan, informeras annan person på kontaktlistan. Det är alltid NYORDA som ytterst bedömer anmälan och beslutar om vilka åtgärder som ska vidtas. Vid muntlig anmälan har du rätt att kontrollera och rätta eventuella felaktigheter i din anmälan. När du anmäler ett ärende via telefon får du inloggningsuppgifter för att följa ditt ärende på wb.2secure.se. Om du önskar kontrollera och eventuellt rätta din anmälan efter registrering kan detta begäras via webbportalen. Du kan även välja att signera protokollet över din anmälan genom att begära detta i webbportalen. En administratör från 2Secure samordnar detta. Om du väljer att signera protokollet från din registrering innebär detta att 2Secure får vetskap om ditt namn/identitet. 2Secure värnar om din anonymitet och kommer inte att lämna ut denna information till företaget. Du kan därmed, även om du önskar signera protokollet från din registrering, förbli anonym för NYORDA.

Rapportering via externa visselblåsar­kanaler

Utöver att anmäla via NYORDA:s interna visselblåsarkanal kan du enligt respektive lands lokala lagstiftning anmäla externt till en behörig myndighet inom ett specifikt ansvarsområde. Dessa lokala myndigheter kommer att finnas tillgängliga i denna policy när lagen kräver det, det vill säga när fler än 50 anställda finns per lokalt Nyorda-företag/dotterbolag och när lokal lagstiftning för visselblåsning är på plats. Följande myndigheter har utsetts som behöriga myndigheter och inrättat externa anmälningskanaler i Sverige: Arbetsmiljöverket, Boverket, Elsäkerhetsverket, Ekobrottsmyndigheten, Fastighetsmäklarinspektionen, Finansinspektionen, Folkhälsomyndigheten, Havs- och vattenmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten, Inspektionen för strategiska produkter, Inspektionen för vård och omsorg, Kemikalieinspektionen, Konsumentverket, Konkurrensverket, Livsmedelsverket, Läkemedelsverket, Länsstyrelserna, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Naturvårdsverket, Post- och telestyrelsen, Regeringskansliet, Revisorsinspektionen, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Spelinspektionen, Energimyndigheten, Jordbruksverket, Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, Strålsäkerhetsmyndigheten och Transportstyrelsen. Gå till Arbetsmiljöverkets webbplats för en sammanfattning av varje myndighets ansvarsområde och kontaktuppgifter: https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949/

PERSONUPPGIFTER

Du kan vara anonym när du använder visselblåsartjänsten. NYORDA tar skyddet av personlig integritet på största allvar. Nedan följer en sammanfattning av några viktiga punkter gällande dataskyddsförordningen. Personuppgifter I samtliga fall är NYORDA skyldig att följa lagstiftning kring behandling av personuppgifter. Det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar ut uppgifter om dig själv och andra i visselblåsarsystemet. Vi tar skyddet av personlig integritet på största allvar. Anonymitet Som visselblåsare kan du välja att lämna dina kontaktuppgifter eller att vara anonym. Alla anmälningar tas på allvar oavsett. Det kan underlätta det fortsatta arbetet för våra externa ärendehanterare om vi kan kontakta dig för att erhålla kompletterande information. Dina kontaktuppgifter kommer därför att efterfrågas. Men att lämna dessa uppgifter är alltid helt frivilligt. Inga IP-adresser registreras och systemet använder inga cookies. Ansvar för personuppgifter NYORDA och dess respektive dotterbolag där den rapporterade personen är anställd är juridiskt ansvariga för behandling av personuppgifter. Syftet med registreringen Personuppgifterna kommer endast att användas för att utreda det som anmälts i visselblåsningssystemet. Vilka typer av oegentligheter som kan anmälas kan du läsa om i riktlinjerna för visselblåsning. Integritetsskyddsmyndigheten reglerar när andra än statliga myndigheter får behandla personuppgifter som rör lagöverträdelser. Om en anmälan kommer in som inte kan hanteras i visselblåsningssystemet på grund av detta, eller om oegentligheten inte är tillräckligt allvarlig för att hanteras inom ramen för visselblåsning, kommer ärendet att avslutas och samtliga personuppgifter raderas. Du kommer att få ett meddelande i visselblåsningssystemet om att denna bedömning har gjorts, samt information om vart du kan vända dig istället med ditt ärende. Vem har tillgång till personuppgifterna? Personuppgifter kommer endast att användas av utredningsfunktionen inom NYORDAs visselblåsningskommitté och av det externa företag som har fått i uppdrag att hantera anmälan. Uppgifterna är endast tillgängliga för personer som arbetar med den aktuella utredningen. Utredningen kan komma att överlämnas till polis eller annan myndighet. Vilka personuppgifter registreras? Initialt registreras den data som du som anmälare lämnar. Vid en utredning registreras den information som behövs för att utreda ärendet, vilket i huvudsak innefattar namn, befattning och den misstänkta oegentlighet som ligger till grund för anmälan. Därefter kommer information att hämtas in från de källor som bedöms nödvändiga för utredningen av oegentligheten. Hur länge sparas personuppgifter? Personuppgifterna raderas normalt tre veckor efter det att ärendet har avslutats, men senast två år efter avslut om det finns särskilda skäl. Information för den rapporterade parten En person som anmäls i visselblåsartjänsten får särskild information om detta. Om det finns en risk att detta kan äventyra den fortsatta utredningen, lämnas inte informationen förrän det inte längre bedöms vara en risk. Dessutom lämnas inga registerutdrag under denna period. Registerutdrag Som visselblåsare har du rätt att få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig i visselblåsartjänsten. En sådan begäran om registerutdrag ska framställas skriftligen och bevittnas. Vänligen sänd den till 2Secure, Dataskyddsombud, Box 34037, 10026 Stockholm. Om någon av uppgifterna är felaktiga, ofullständiga eller vilseledande har du rätt att begära att de rättas. Ett registerutdrag som skickas till en anmäld person kommer inte att innehålla någon information som identifierar dig som visselblåsare. Uppgifterna kan därför lämnas i en sammanfattad form.