Visselblåsningpolicy

ALLMÄNT

NYORDA har upprättat denna visselblåsarpolicy för att följa EU:s visselblåsardirektiv (2019/1937) och all tillämplig nationell lagstiftning om visselblåsning, men också av följande skäl:

1. Minskad risk för att varumärket skadas. Organisationer som saknar en etablerad funktion som möjliggör anonym anmälan av oegentligheter löper större risk att missnöjet ökar och sprider sig ytterligare inom organisationen.
2. Förebyggande åtgärder och kostnadsbesparingar. Oegentligheter kan handla om en rad olika saker men behöver inte nödvändigtvis handla om direkta oegentligheter som korruption, mutbrott, stöld, bedrägeri eller laglöshet. Det kan även handla om avvikelser från interna eller externa regler, att transaktioner inte skett på kommersiella villkor, tjänstefel eller annan handling eller ett beteende som ska anses oetiskt.
3. Möjliggör effektiv och diskret hantering. Oetiskt beteende eller missbruk upptäcks sällan genom exempelvis revisioner eller interna kontroller.
4. Bygger trovärdighet och sunda värderingar.

NYORDA strävar efter att upprätthålla ett transparent företagsklimat, att följa god affärsetik och att alltid se möjligheter till förbättring. Vi har som mål att alltid driva NYORDA på ett långsiktigt och hållbart sätt. Vi är därför engagerade i att säkerställa att missförhållanden som berör företaget, och som kan skada företaget eller våra medarbetare allvarligt, uppmärksammas och utreds så tidigt som möjligt. Medarbetare bör i första hand alltid kontakta sin chef, men detta är inte alltid möjligt. Känslig information kan av olika anledningar vara svår att dela. Därför erbjuder vi nu en visselblåsarlösning där brådskande information kan lämnas. Systemet ger möjlighet att vara anonym, och ärenden hanteras med största sekretess. För att ytterligare öka trovärdigheten tar en extern part, 2Secure, emot och hanterar samtliga rapporter i samråd med NYORDAs visselblåsarkommitté. Den som misstänker ett missförhållande som strider mot lagen eller vars yppande kan ligga i allmänintresset har möjlighet att slå larm med skydd mot repressalier. Du kan välja att lämna dina uppgifter anonymt. Rätten till skydd regleras i lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (SFS 2021:890). Vad kan rapporteras?

• Lagen gäller vid anmälan av missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att de kommer till kännedom.
• Lagen gäller även för anmälan av oegentligheter i en arbetstvistesituation i enlighet med direktiv (EU) 2019/1937. 

Vad kan rapporteras med andra ord?

• Allvarligt tjänstefel som bryter mot EU-lagstiftningen eller
• Ärenden som kan vara av allmänhetens intresse.

Missförhållandet måste vara arbetsrelaterat, och du måste ha stött på det i din professionella roll. Exempel på “kvalificerade” visslingar MUTOR

• Personlig vinning
• Systematisk
• Intern acceptans
• Bedrägeri

Trakasserier och diskriminering

• Systematisk
• Intern acceptans
• Allmänhetens intresse

Exempel på “okvalificerade” visslingar/vad är inte en “vissling”?

• HR-frågor
• Arbetsmiljöproblem
• Åsikter om ledarskap
• Syn på förändring

Vem kan skicka in en rapport? Alla personer som genom sitt arbete har kommit i kontakt med ett anmärkningsvärt oegentligheter kan lämna in en anmälan, till exempel:

• anställda
• volontärer och praktikanter
• personer som utför arbete under en verksamhetsutövares kontroll och ledning (t.ex. anlitade konsulter)
• aktiva aktieägare i företaget
• egenföretagare
• personer som är medlemmar av ett företags administrativa organ, ledningsgrupp eller styrelse

Hur kan en rapport göras? Alternativ 1: Rapportera till din närmaste chef inom NYORDA:s organisation eller till koncernens ledning. Alternativ 2: Rapportera (anonymt eller inte) via visst(/[v]isknings)verktyget i enlighet med instruktionerna nedan Rapporteringsverktyg För att garantera en visselblåsares anonymitet tillhandahålls ett rapporteringsverktyg från en oberoende, extern aktör. Rapporteringskanalen är krypterad och lösenordsskyddad. Visselblåsaren behöver aldrig uppge sin identitet om hen inte vill det. Om du använder en dator som är ansluten till NYORDA kan det dock registreras i internetloggen att du har besökt webbplatsen där rapporter lämnas. Om du inte vill att denna information ska vara synlig bör du använda en dator som inte är ansluten till NYORDAs nätverk, eller en privat smartphone eller surfplatta.

• Visselblåsaren behöver inte ha bevis för sina misstankar, men inga anklagelser får göras med illvilligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk.
• Det är viktigt att whistleblower beskriver alla fakta i anmälan, inklusive eventuella omständigheter som anses mindre viktiga. Uttalanden bör övervägas noggrant och all dokumentation som kan vara relevant bör bifogas.

RAPPORTERA VIA INTERNA TIPSKANALER

Anmälan kan ske skriftligen via webbplatsen, wb.2secure.se eller muntligen via telefon på +46 (0)77 177 99 77. Du kan välja att vara anonym i båda dessa rapporteringskanaler. Om du vill rapportera via ett personligt möte kan detta begäras genom att registrera en anmälan på webbplatsen wb.2secure.se. Det personliga mötet hålls efter överenskommelse antingen med en representant från NYORDA eller med NYORDA:s leverantör av whistleblowing-tjänster, 2Secure. Vid registrering av en ny rapport på wb.2secure.se, måste du ange den företaganpassade koden: tbr726 att identifiera att rapporten görs för NYORDA. På webbplatsen kommer du att ombes svara på ett antal frågor om det ärende som anmälan avser. Du kan vara anonym och tilldelas ett unikt ärendenummer och lösenord, vilket måste sparas så att du aktivt kan logga in på webbplatsen, följa upp rapporten och kommunicera med handläggaren på 2Secure. När en rapport har registrerats behandlas den av erfarna handläggare på 2Secure, som kommer att kontakta NYORDAs primära kontaktperson baserat på en förutbestämd kontaktlista med flera namn. Om den primära kontaktpersonen är föremål för rapporten kommer en annan person på kontaktlistan att informeras. Det är alltid NYORDA som slutligen bedömer rapporten och beslutar om vilka åtgärder som ska vidtas. Vid muntlig rapportering har du rätt att kontrollera och korrigera eventuella fel i din rapport. När du anmäler ett ärende per telefon får du inloggningsuppgifter för att följa ditt ärende på wb.2secure.se. Om du vill kontrollera och eventuellt korrigera din rapport efter registrering kan detta begäras via webbportalen. Du kan också välja att signera protokollet för din rapport genom att begära detta i webbportalen. En administratör från 2Secure samordnar detta. Om du väljer att signera protokollet från din registrering innebär det att 2Secure får kännedom om ditt namn/din identitet. 2Secure skyddar din anonymitet och kommer inte att lämna ut denna information till företaget. Du kan därmed, även om du vill signera protokollet från din registrering, förbli anonym för NYORDA.

Rapportering via externa visselblåsar­kanaler

Förutom att anmäla via NYORDAs interna visselblåsarkanal kan du även göra en extern anmälan till en behörig myndighet inom ett specifikt ansvarsområde i enlighet med varje lands lokala lagstiftning. Dessa lokala myndigheter kommer att anges i denna policy när lagen så kräver, dvs. vid mer än 50 anställda per lokalt Nyorda-bolag/dotterbolag och när lokal lagstiftning om visselblåsning finns. Följande myndigheter har utsetts till behöriga myndigheter och inrättat externa rapporteringskanaler i Sverige: Arbetsmiljöverket, Boverket, Elsäkerhetsverket, Ekonomibrottsmyndigheten, Fastighetsinspektionen, Finansinspektionen, Folkhälsomyndigheten, Havs- och vattenförvaltningen, Datainspektionen, Inspektionen för strategiska produkter, Vård- och omsorgsinspektionen, Kemikalieinspektionen, Konsumentverket, Konkurrensverket, Livsmedelsverket, Läkemedelsverket, Länsstyrelserna, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Miljöverket, Sveriges post- och telestyrelse, Regeringskansliet, Revisionsinspektionen, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Spelinspektionen, Energimyndigheten, Jordbruksstyrelsen, Accrediterings- och överensstämmelsebedömningsstyrelsen, Strålskyddsmyndigheten och Transportstyrelsen. Gå till Arbetsmiljöverket webbplats för en sammanfattning av varje myndighets ansvarsområde och kontaktuppgifter: https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949/

PERSONUPPGIFTER

Du kan vara anonym när du använder visselblåsartjänsten. NYORDA tar skyddet av personlig integritet på största allvar. Nedan följer en sammanfattning av några viktiga punkter gällande dataskyddsförordningen. Personuppgifter I samtliga fall är NYORDA skyldig att följa lagstiftning kring behandling av personuppgifter. Det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar ut uppgifter om dig själv och andra i visselblåsarsystemet. Vi tar skyddet av personlig integritet på största allvar. Anonymitet Som visselblåsare kan du välja att antingen lämna dina kontaktuppgifter eller vara anonym. Alla anmälningar tas på största allvar oavsett vilket. Det kan underlätta det fortsatta arbetet för våra externa handläggare om vi kan kontakta dig för att få kompletterande information. Dina kontaktuppgifter kommer därför att efterfrågas. Det är dock alltid helt frivilligt att lämna dessa uppgifter. Inga IP-adresser registreras och systemet använder inte cookies. Ansvar för personuppgifter NYORDA och dess respektive dotterbolag där den rapporterade personen är anställd är juridiskt ansvariga för behandling av personuppgifter. Syftet med registreringen Personuppgifterna kommer endast att användas för att utreda det som anmälts i visselblåsningssystemet. Vilka typer av oegentligheter som kan anmälas kan du läsa om i riktlinjerna för visselblåsning. Integritetsskyddsmyndigheten reglerar när andra än statliga myndigheter får behandla personuppgifter som rör lagöverträdelser. Om en anmälan kommer in som inte kan hanteras i visselblåsningssystemet på grund av detta, eller om oegentligheten inte är tillräckligt allvarlig för att hanteras inom ramen för visselblåsning, kommer ärendet att avslutas och samtliga personuppgifter raderas. Du kommer att få ett meddelande i visselblåsningssystemet om att denna bedömning har gjorts, samt information om vart du kan vända dig istället med ditt ärende. Vem har tillgång till personuppgifterna? Personuppgifter kommer endast att användas av utredningsfunktionen inom NYORDAs visselblåsningskommitté och av det externa företag som har fått i uppdrag att hantera anmälan. Uppgifterna är endast tillgängliga för personer som arbetar med den aktuella utredningen. Utredningen kan komma att överlämnas till polis eller annan myndighet. Vilka personuppgifter registreras? Initialt registreras den data som du som anmälare lämnar. Vid en utredning registreras den information som behövs för att utreda ärendet, vilket i huvudsak innefattar namn, befattning och den misstänkta oegentlighet som ligger till grund för anmälan. Därefter kommer information att hämtas in från de källor som bedöms nödvändiga för utredningen av oegentligheten. Hur länge sparas personuppgifter? Personuppgifterna raderas normalt tre veckor efter det att ärendet har avslutats, men senast två år efter avslut om det finns särskilda skäl. Information för den rapporterade parten En person som anmäls i visselblåsartjänsten får särskild information om detta. Om det finns en risk att detta kan äventyra den fortsatta utredningen, lämnas inte informationen förrän det inte längre bedöms vara en risk. Dessutom lämnas inga registerutdrag under denna period. Registerutdrag Som visselblåsare har du rätt att få information om de personuppgifter som är registrerade om dig i visselblåsartjänsten. En sådan begäran om registerutdrag måste göras skriftligen och vara undertecknad. Vänligen skicka den till 2Secure, Dataskyddsombud, Box 34037, 10026 Stockholm. Om några uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller missvisande har du rätt att begära att de rättas. Ett registerutdrag som skickas till en anmäld person kommer inte att innehålla några uppgifter som identifierar dig som visselblåsare. Informationen kan därför komma att lämnas i sammanfattad form.